Exact Globe+

Bankboekingen invoeren met E-Account

Introductie

U kunt bankafschriften handmatig invoeren via [Financieel, Invoer, Bank /Boekingen]. Het bankboek in Exact Globe Next is zo opgebouwd dat u zonder enige boekhoudtechnische kennis deze boekingen kunt invoeren.
Aangezien Exact Globe Next is gebaseerd op geldstromen en fakturen is het invullen van een debiteur of crediteur verplicht. Er wordt vanuit gegaan dat het geld altijd van een relatie afkomt of naar een relatie toegaat.

Bij de betalingen op het bankafschrift kunnen de volgende scenario's zich voordoen:

• u weet van wie u de betaling heeft ontvangen of aan wie u betaald heeft en u weet ook om welke openstaande post het gaat in uw administratie. U kunt de betaling dus toewijzen aan een relatie en afletteren met een betalingstermijn.
• u weet van wie u de betaling heeft ontvangen of aan wie u betaald heeft, maar op dit moment weet u niet om welke openstaande post het gaat. U kunt de betaling dus enkel toewijzen aan een relatie en (nog) niet afletteren.
• u weet niet van wie u de betaling heeft ontvangen of aan wie u betaald heeft. U kunt de betaling dus ook niet afletteren met een openstaande post.

Al deze scenario's kunnen worden ingevoerd in Exact Globe Next zonder bekend te zijn met een grootboekrekeningschema. Afhankelijk van het scenario worden automatisch de juiste grootboekrekeningen door Exact Globe Next gebruikt. Deze rekeningen heeft u gedefinieerd in uw stamgegevens van uw relaties (debiteuren/crediteuren), dagboek en betaalmiddel . Bij de invoer hoeft u dus enkel aan te geven van wie u de betaling ontvangt (weet u dit niet, dan laat u dit veld leeg) en om welke openstaande post het gaat (weet u dit niet, dan laat u dit veld leeg). Exact Globe Next doet de rest.

Uitleg

Het doel van het bankboek is het registreren van het papieren bankafschrift in de administratie. Aan de hand van het volgende voorbeeld wordt uitgelegd wat de handelingen zijn die uitgevoerd moeten worden en welke boekingen worden aangemaakt door Exact Globe Next.

Bankafschrift

Begin- en eindsaldo
Het beginsaldo wordt reeds weergegeven. U neemt het eindsaldo over van het bankafschrift, zodat u bij het sluiten van de bankboeking kunt controleren of u alle bedragen correct zijn ingevuld.

Regel 1
Bij de eerste regel op het bankafschrift is niet het u niet direct duidelijk wie Maxter Company is. Als u zoekt in uw relaties, komt deze naam niet naar voren. Uit de omschrijving van de betaling is ook niet te halen om welke openstaande post het gaat, omdat het misschien een referentie van de betaler betreft.

Om het invoerproces niet te frustreren en zo snel mogelijk het bankafschrift in te boeken zodat het banksaldo actueel is, kunt u deze betaling op een kruispost zetten. Naderhand kan deze post worden bekeken en achterhaald worden wie en wat betaald is. Deze kruispostenrekening, de niet toegewezen rekening, is de tussenrekening die gekoppeld is aan het dagboek, mits dit een tussenrekening is.  

In het bankboek vult u geen relatie in, omdat deze niet bekend is. U vult geen onze referentie in en u hoeft niet te zoeken naar een openstaande post via F5 in de kolom 'Onze referentie'. Het enige wat u weet is dat er 250 euro ontvangen is. U vult dus enkel het ontvangen bedrag in en tabt door. Dit ziet er als volgt uit:

Nadat u de regel heeft doorgetabt en alleen de omschrijving en het ontvangen bedrag heeft ingegeven, wordt automatisch een onze referentie gegenereerd uit uw nummertraject. Tevens wordt de rekening 2700 Niet toegewezen gekoppeld. Deze rekening is gedefinieerd bij het onderhouden van het betaalmiddel. Dit is uw kruispostenrekening voor deze bankrekening. De volgende boeking wordt dus gemaakt:

Bank                           250
aan Niet toegewezen             250

De geldstroom heeft nu de status 'niet toegewezen' aangezien er nog geen relatie is toegekend. Op het moment dat u alsnog een relatie toekent, zal de post op de debiteuren- of crediteurenkaart als vooruitontvangst of vooruitbetaling worden geboekt. Kiest u ervoor om de geldstroom af te letteren met een faktuur, dan zal de boeking anders worden geregistreerd.

Regel 2
Degene die betaald heeft, is bekend in uw administratie, alleen als u via F5 in de kolom 'Onze referentie' kunt u geen openstaande post vinden van 750 euro.
Het kan voorkomen dat de daadwerkelijke openstaande post bijvoorbeeld 749,99 bedraagt en daardoor niet verschijnt, in dat geval kunt u dan de opties in het zoek- en selectiescherm aanpassen en de post van 749,99 selecteren.
In deze situatie gaan we er echter van uit dat de post helemaal niet aanwezig is.

U vult dus de omschrijving en de relatie. U vult het ontvangen bedrag in en tabt de regel door (dus voorbij de 'Onze ref'). Dit ziet er als volgt uit:

Doordat u een relatie koppelt, wordt niet rekening 2700 gekoppeld, maar de debiteurenrekening 1300. De onze referentie wordt weer gegenereerd uit uw nummertraject . De volgende boeking wordt dus gemaakt:

Bank                           750
aan Debiteuren                     750

Regel 3
Degene die betaald heeft, is bekend in uw administratie en via F5 in de kolom 'Onze referentie' kunt u de openstaande post van factuur 2030078 vinden.

U vult dus de omschrijving en de relatie. U vult het ontvangen bedrag in en tabt door naar de kolom 'Onze ref'. U drukt op F5 en selecteert de openstaande post. Vervolgens kiest u voor de knop 'Selecteren'. U ziet dat de openstaande post gekoppeld wordt en kiest voor 'Sluiten'. Vervolgens tabt u de regel door. Dit ziet er als volgt uit:

Doordat u een relatie koppelt, wordt niet rekening 2700 gekoppeld, maar de debiteurenrekening 1300. De onze referentie is gelijk aan het factuurnummer. U ziet een vinkje staan in de kolom 'Afgeletterd', omdat het ontvangen bedrag is afgeletterd met een openstaande post. De volgende boeking wordt dus gemaakt:

Bank                           1500
aan Debiteuren                      1500

Indien u op een debiteurenrekening of crediteurenrekening boekt, dient u altijd een relatie te specificeren. Doet u dit niet, dan zal hier de onbekende debiteur of crediteur worden gebruikt.  

Regel 4
Degene die betaald heeft, is bekend in uw administratie en via F5 in de kolom 'Onze referentie' kunt u de openstaande posten van factuur 2030074 en 2030086 vinden.

U vult dus de omschrijving en de relatie. U vult het ontvangen bedrag in en tabt door naar de kolom 'Onze ref'. U drukt op F5 en selecteert de openstaande posten. Vervolgens kiest u voor de knop 'Selecteren'. U ziet dat de openstaande posten gekoppeld worden en kiest voor 'Sluiten'. Vervolgens tabt u de regel door. Dit ziet er als volgt uit:

Doordat u een relatie koppelt, wordt niet rekening 2700 gekoppeld, maar de debiteurenrekening 1300. De onze referentie is leeg omdat het hier een verzamelbetaling betreft. U ziet een vinkje staan in de kolom 'Afgeletterd', omdat het ontvangen bedrag is afgeletterd met twee openstaande posten. De volgende boeking wordt dus gemaakt:

Bank                           1100
aan Debiteuren                      1100

Regel 5
De laatste regel is een kostenpost. Hiervoor heeft u geen openstaande post in uw administratie. In Exact Globe Next geldt het principe: een geldstroom gaat of komt altijd van iemand. In dit geval de relatie bank.

U vult dus de omschrijving en de relatie. U vult het ontvangen bedrag in en tabt de regel door (dus voorbij de 'Onze ref'). Doordat u een relatie heeft gekoppeld wordt in dit voorbeeld  rekening 1600 voorgesteld. U verandert deze grootboekrekening in de bankkostenrekening. Dit ziet er als volgt uit:

Doordat u een relatie koppelt, wordt niet rekening 2700 gekoppeld, maar de crediteurenrekening 1600. Deze kunt u wijzigen in de bankkostenrekening. Dit is het enige scenario waar enige kennis van het grootboekrekeningschema vereist is. De onze referentie wordt weer gegenereerd uit uw nummertraject. De volgende boeking wordt gemaakt:

Bankkosten            25
aan Crediteuren              25

Crediteuren            25
aan Bank                       25

De betaling loopt dus via de crediteurenrekening en wordt bij de relatie Rabobank geregistreerd. Op deze manier heeft u altijd inzicht in de in- en uitgaande geldstromen bij deze relatie. Vult u zelf geen relatie in, dan zal de onbekende debiteur/crediteur worden gebruikt. Via deze relatie is de geldstroom dus altijd traceerbaar. Het is echter voor u zelf inzichtelijker als u telkens de juiste relatie invult (indien nodig dient u deze aan te maken).

Wanneer er meerdere crediteurenrekeningen in uw administratie aanwezig zijn dan wordt als volgt bepaald welke rekening wordt gebruikt:

• Er wordt eerst gekeken naar de crediteur. Is bij het onderhoud van deze crediteur een rekening gekoppeld bij het veld 'Crediteurenrekening' op het tabblad 'Financieel', dan wordt deze rekening gebruikt.
• Is hier geen rekening gekoppeld dan wordt er gekeken of er een crediteuren grootboekrekening aanwezig is waarbij de optie 'Standaard' op het tabblad 'Basis' is aangevinkt. Is dat het geval, dan wordt die rekening gebruikt.
• Is er geen crediteurenrekening aanwezig waarbij de optie 'Standaard' is aangevinkt, dan wordt de crediteurenrekening, die niet aan een belastingcode is gekoppeld en  het laagste nummer heeft, gebruikt. 

Nu is de bankboeking compleet. Onderin het scherm wordt een verschil van nul aangegeven. Zou er nog een verschil zijn, krijgt u daarvan een melding en kunt u het sluiten annuleren of het eindsaldo aan laten passen. Het banksaldo is actueel.

Toch hebben we een aantal "steekjes" laten vallen. Zo zijn betalingen wel toegewezen aan een relatie, maar nog niet afgeletterd met een openstaande post. Tevens hebben we een betaling helemaal niet toegewezen aan een relatie, laat staan afgeletterd met een openstaande post.

Verdere afhandeling van het bankafschrift

Op de grootboekkaart van rekening 2700 staan alle betalingen die niet zijn toegewezen aan een relatie. Voor dit lijstje dient te worden uitgezocht om welke betalingen het gaat. Vervolgens kunt u deze toewijzen aan de juiste relatie of afletteren met de bijbehorende openstaande post.

Verder is er nog de ontvangst van regel 2 waarbij u een bedrag heeft ontvangen van Bicycle World, maar waarbij u niet de bijbehorende post kunt vinden. Nadat u de debiteurenkaart van Bicycle World heeft bekeken blijkt dat er bij deze debiteur nog 3 posten van 250,- openstaan. Tevens ziet u de ontvangst van 750,- staan.
Het bedrag dat Bicycle World aan u heeft betaalt blijkt de betaling voor deze 3 posten samen te zijn.

Op de debiteurenkaart selecteert u nu alle 4 de regels. Vervolgens drukt u op de knop afletteren onderaan het scherm.
Hiermee geeft u aan de ontvangst van 750,- betrekking heeft op de 3 openstaande posten van 250,-. Doordat u deze heeft afgeletterd staan de 3 posten nu niet meer open, en de ontvangst is alsnog afgeletterd.